業務プロセス改善支援サービス

あなたの会社でこんなことはありませんか？

日本では「働き方改革」「ワークライフバランス」が叫ばれるようになって久しいですが、皆様の会社・組織ではいかがでしょうか？
例えば事務処理では、二重入力や繰り返しの作業が増えることで労働生産性（≒業務効率性）が悪くなり、残業がなかなか減らず休みも取りづらいような状況が出てきていませんか？
それによって退職者が何人も出たり、採用も思うようにいかないことで人手不足が発生していませんか？
「あの人だけが知っている」という業務があることで、その人が休んだり退職した場合に業務が回らなくなったり、他の人が代行することで回るとしても効率が著しく下がってしまうようなことはありませんか？
便利なExcel/Accessなどで作りこんだファイルがあるものの、それらが散在していて(個別最適ではあっても)全体最適を妨げていたり、作った人が退職して誰もその中身が分からないという思考停止に陥っていたりしませんか？

「働き方改革」をしていかないと会社は生き残れない

日本の労働生産性(業務の効率性)は先進国の中でも低いと言われているのはご存じの通りですが、今後ますます日本の人口が減少し採用が厳しくなっていくなかでもこの状況を放置し、「働き方改革」を進めない会社は競争力が低下し、今後生き残っていくことすら難しい局面になってきました。
例えば労働生産性が低いことにより、競合他社と比べてより魅力のある商品・サービスの開発、販路拡大、コスト削減など、本来の業務に専念する時間がなかなか捻出できません。ベテラン社員に属人化している作業があれば退職時に引き継ぎコストが膨大にかかります。また特に中小企業においては、そういったことで残業が多くなれば、採用面でも会社としての魅力を出せず、従業員満足度(ES)も下がり、さらに人材確保に苦労するという悪循環に陥ってしまう場合もあります。

業務プロセス改善の進め方

それではどのようにして「働き方改革」を進め、従業員の「ワークライフバランス」を保っていけばいいでしょうか？
いろいろ進め方はありますし、会社・組織によって優先度が変わってくることもあると思いますが、基本的には、以下のような進め方で業務プロセスを改善し、生産性向上と標準化(属人化排除)を図っていくことが一つの有効な手段と言えるでしょう。

１．現状の調査（見える化）

業務フロー図を書いたり、実際の業務時間を数値化するなどして今の業務を「見える化」します。「見える化」することで明らかなムダが視覚的にも分かりやすくなります。

２．改善の優先度の決定

「見える化」したものから改善のターゲットを洗い出します。洗い出したら、それぞれの作業に要している時間、改善に必要となる概算費用、目標(見込みの効果)等を算出し、優先度を決めます。優先度を決めたらスケジューリングして間延びしたり、中途半端に終わらないようにしましょう。

３．改善実施

優先度の高いものから改善を実施していきます。ここで特にIT化や自動化をする場合は失敗に備えて、しばらくは改善前の状態でも業務を行えるようにしておくとより安心です。

４．効果測定

改善を実施し、業務がこなれてきたら時間などで効果を計測します。改善前と後でどれくらい効果が出たか、その効果がもたらす削減費用が、改善に要した費用よりも高ければ間違いなく成功と言えるでしょう。

ご相談に応じます

以上が業務改善を実施する背景とその進め方です。
もう少し詳しくお知りになりたい方、「進め方はだいたい分かったが、自分でやるのは難しい」という方、「まずは相談させてほしい」という方は、下記からお問合せいただければと思います。